O prazo para envio da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) termina na próxima terça-feira (31). A obrigação deve ser cumprida por microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) enquadradas no Simples Nacional, com transmissão à Receita Federal do Brasil. Já os microempreendedores individuais (MEI) têm calendário distinto e precisam entregar a DASN-SIMEI até 31 de maio.

A DEFIS consolida dados relevantes do exercício anterior, incluindo faturamento, distribuição de lucros, quadro de empregados e demais informações socioeconômicas. O envio correto dessas informações é essencial para manter a regularidade fiscal das empresas no regime simplificado.

Multas por atraso, omissão ou erro na DEFIS

De acordo com as alterações promovidas pela Lei Complementar nº 214/2025, o descumprimento da obrigação pode gerar penalidades. A multa por entrega fora do prazo, ou com dados incompletos ou incorretos, corresponde a 2% ao mês-calendário ou fração, calculada sobre o valor dos tributos declarados.

Além disso, pode ser aplicada penalidade de R$ 100 para cada grupo de dez informações omitidas ou inconsistentes. Mesmo nos casos de menor impacto, a multa mínima estabelecida é de R$ 200.

Responsabilidade e envio das informações

A responsabilidade legal pela entrega da DEFIS é do empreendedor. No entanto, na prática, o preenchimento e a transmissão costumam ser realizados pelo profissional de contabilidade. Por isso, é necessário que o empresário disponibilize todos os dados necessários com antecedência.

Entre as informações exigidas estão registros de faturamento anual, dados da folha de pagamento, movimentações financeiras, controle de estoque, além de dados societários e distribuição de resultados.

Organização prévia evita inconsistências

Para reduzir riscos de erros e retrabalho, a orientação é reunir previamente toda a documentação da empresa. Isso inclui extratos bancários, notas fiscais emitidas e recebidas, despesas operacionais e informações trabalhistas.

A organização antecipada também contribui para a consistência dos dados declarados, especialmente em relação ao que já foi informado ao longo do ano por meio do PGDAS-D. Divergências entre sistemas podem levar a questionamentos fiscais.

Como enviar a DEFIS

O envio da declaração deve ser feito diretamente no portal do Simples Nacional, seguindo as etapas abaixo:

1. Acessar o sistema com login válido;
2. Selecionar a opção “DEFIS” no menu principal;
3. Escolher o ano-calendário e o tipo de declaração (original ou retificadora);
4. Preencher todas as informações solicitadas;
5. Conferir os dados e transmitir o documento.

O cumprimento do prazo e a qualidade das informações prestadas são fatores determinantes para evitar autuações e manter a empresa em conformidade com as exigências fiscais.

DEFIS 2026: Empresas do Simples Nacional Precisam Enviar Declaração até 31 de Março para Evitar Multas

Entenda a importância da DEFIS para a regularidade fiscal das empresas

Empresas enquadradas no Simples Nacional precisam ficar atentas ao prazo de entrega da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) referente ao ano-calendário de 2025. A declaração é uma obrigação anual que reúne informações fiscais e econômicas das micro e pequenas empresas brasileiras.

O prazo final para envio da DEFIS 2026 termina em 31 de março de 2026, às 23h59 (horário de Brasília). A transmissão deve ser feita por meio do sistema PGDAS-D, disponível no Portal do Simples Nacional.

O prazo para a entrega da DEFIS 2026 (ano-calendário 2025) termina em 31 de março de 2026. A declaração é obrigatória para optantes pelo Simples Nacional (ME e EPP) e deve ser enviada pelo portal do Simples Nacional, após a consolidação de todos os períodos no PGDAS-D. Atrasos geram multa, que a partir de 2026 tem nova regra com valor mínimo de R$ 200,00. 

• Data Final: 31/03/2026, até as 23h59min (horário de Brasília).
• O que declarar: Informações socioeconômicas e fiscais referentes ao ano de 2025.
• Requisito: O PGDAS-D de todos os meses de 2025 deve estar fechado.
• Multa por Atraso:
   A partir de 2026, as regras de penalidade estão mais rigorosas, com multa mínima de R$ 200,00, podendo ser 2% ao mês sobre os tributos, limitada a 20%.
Situações Especiais (Fusão, Cisão, Incorporação, Extinção): Se a empresa encerrar em 2026, o prazo é diferente, geralmente o último dia do mês subsequente ao evento. 

Cumprir essa obrigação dentro do prazo é fundamental para evitar multas, manter a regularidade do CNPJ e garantir que a empresa continue operando sem restrições fiscais.

O que é a DEFIS e por que ela é obrigatória

A DEFIS é uma declaração anual que reúne informações socioeconômicas e fiscais das empresas optantes pelo Simples Nacional. Por meio dessa declaração, o governo consegue acompanhar a movimentação econômica das empresas e realizar o cruzamento de dados fiscais.

Entre as principais informações que devem ser declaradas estão:

• Receita bruta total da empresa no ano

• Dados sobre os sócios e participação societária

• Distribuição de lucros

• Informações sobre funcionários

• Dados patrimoniais e econômicos da empresa

Essas informações são analisadas pela Receita Federal do Brasil, que utiliza os dados para monitoramento fiscal e estatístico do setor empresarial.

Mesmo empresas que não tiveram faturamento ou permaneceram inativas durante o ano precisam enviar a declaração.

Quem deve entregar a DEFIS 2026

A entrega da DEFIS é obrigatória para:

• Microempresas (ME) optantes pelo Simples Nacional

• Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional

Essas empresas devem informar os dados referentes ao ano-calendário de 2025.

Entretanto, é importante destacar que o Microempreendedor Individual (MEI) não entrega DEFIS. Nesse caso, o MEI deve apresentar a Declaração Anual do Simples Nacional do Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI), cujo prazo de entrega vai até 31 de maio de 2026.

Prazo final da DEFIS 2026

O prazo de envio da DEFIS referente ao ano de 2025 termina em:

31 de março de 2026

A recomendação de especialistas é que as empresas não deixem o envio para os últimos dias, pois o sistema costuma apresentar congestionamento próximo ao encerramento do prazo.

Empresas que perdem o prazo ficam sujeitas a penalidades previstas na legislação tributária.

Multas e penalidades por atraso na DEFIS

O atraso ou a omissão na entrega da DEFIS pode gerar multas e problemas fiscais para a empresa.

A legislação prevê penalidade de:

• 2% ao mês ou fração sobre o valor dos tributos informados

• Limite de 20% do valor total dos tributos

• Multa mínima de R$ 200

Além da multa financeira, a empresa pode enfrentar dificuldades como:

• Pendências no CNPJ

• Problemas para emitir certidões negativas

• Restrição para financiamentos

• Impedimentos em licitações públicas

Por isso, manter as obrigações fiscais em dia é essencial para a saúde financeira do negócio.

Como enviar a DEFIS corretamente

O envio da DEFIS é realizado de forma online pelo sistema PGDAS-D.

O procedimento envolve algumas etapas importantes:

1. Acessar o Portal do Simples Nacional

2. Entrar no sistema PGDAS-D

3. Verificar se todos os meses do ano estão declarados

4. Conferir as receitas informadas

5. Preencher os dados socioeconômicos

6. Transmitir a declaração

Antes da transmissão, é fundamental verificar se todos os períodos do PGDAS-D estão consolidados, pois inconsistências podem impedir o envio da declaração.

Empresas inativas também precisam declarar

Um erro comum entre empresários é acreditar que empresas sem faturamento não precisam enviar a DEFIS.

Na prática, mesmo empresas sem movimentação financeira durante o ano devem apresentar a declaração.

Isso ocorre porque a Receita Federal precisa manter o controle fiscal de todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, independentemente de terem faturado ou não.

O papel do contador na entrega da DEFIS

Embora o envio da declaração possa ser realizado diretamente pela empresa, o procedimento normalmente é feito por um contador.

Esse profissional possui acesso às informações contábeis da empresa e pode garantir que os dados sejam enviados corretamente, evitando inconsistências fiscais.

Um acompanhamento contábil adequado ajuda a:

• Conferir receitas e despesas

• Verificar dados societários

• Evitar divergências com a Receita Federal

• Reduzir riscos de multas

Planejamento fiscal evita problemas com o fisco

Empresas que mantêm organização contábil durante todo o ano têm muito mais facilidade para cumprir suas obrigações fiscais.

Algumas boas práticas incluem:

• Registrar corretamente todas as receitas

• Atualizar dados societários sempre que necessário

• Conferir mensalmente as declarações do PGDAS-D

• Trabalhar em parceria com um contador

Esse tipo de planejamento evita erros na entrega da DEFIS e reduz riscos de autuações fiscais.

Conclusão

A DEFIS 2026 é uma obrigação essencial para empresas optantes pelo Simples Nacional. O prazo final para envio da declaração termina em 31 de março de 2026, e o não cumprimento dessa obrigação pode gerar multas e problemas fiscais.

Empresários devem se organizar com antecedência para reunir todas as informações necessárias e garantir que a declaração seja transmitida corretamente.

Manter a empresa regular perante o fisco não é apenas uma obrigação legal, mas também um passo fundamental para garantir estabilidade financeira, credibilidade no mercado e crescimento sustentável.

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Empresários que deixaram passar o prazo da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) 2024, encerrado em 28 de março, ainda têm a chance de regularizar sua situação. Essa obrigação anual abrange todas as empresas do Simples Nacional, exceto os Microempreendedores Individuais (MEIs), e é essencial para manter a conformidade fiscal e evitar problemas com o fisco. Apesar do prazo ter terminado, a entrega da DEFIS pode ser feita online por meio do Portal do Simples Nacional, no site da Receita Federal.

À medida que o prazo de entrega da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) de 2024 se aproxima, empresas enquadradas no Simples Nacional devem estar atentas às suas obrigações acessórias. O Contador e Consultor, Valdivino Sousa, da Alves Contabilidade, enfatiza a importância de não deixar para a última hora, destacando os riscos de imprevistos que podem ocorrer, como lentidão no sistema do portal do Simples Nacional e outros possíveis contratempos. A DEFIS é uma obrigação que abrange Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) e exige uma série de informações cruciais sobre a situação fiscal e socioeconômica das empresas, conforme estabelecido pela Receita Federal.

Prazo e Consequências

Prazo da DEFIS 2024: Declaração das Empresas Optantes pelo Simples Nacional

Obrigatoriedade e Informações Requeridas

Entrega e Procedimentos

No cenário fiscal atual, manter a regularidade das empresas é mais do que uma simples obrigação; é a chave para garantir a estabilidade e a continuidade dos negócios. O contador Valdivino Alves, com mais de duas décadas de experiência e expertise atualizada em legislação, destaca a importância de cumprir as obrigações fiscais para evitar penalidades e manter o CNPJ ativo. Neste artigo, exploraremos as principais obrigações fiscais que as empresas enfrentam, independentemente de sua forma de tributação, e como a Alves Contabilidade pode ajudar na regularização de empresas com CNPJ inapto.

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