Entenda a importância da DEFIS para a regularidade fiscal das empresas
Empresas enquadradas no Simples Nacional precisam ficar atentas ao prazo de entrega da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) referente ao ano-calendário de 2025. A declaração é uma obrigação anual que reúne informações fiscais e econômicas das micro e pequenas empresas brasileiras.
O prazo final para envio da DEFIS 2026 termina em 31 de março de 2026, às 23h59 (horário de Brasília). A transmissão deve ser feita por meio do sistema PGDAS-D, disponível no Portal do Simples Nacional.
Cumprir essa obrigação dentro do prazo é fundamental para evitar multas, manter a regularidade do CNPJ e garantir que a empresa continue operando sem restrições fiscais.
O que é a DEFIS e por que ela é obrigatória
A DEFIS é uma declaração anual que reúne informações socioeconômicas e fiscais das empresas optantes pelo Simples Nacional. Por meio dessa declaração, o governo consegue acompanhar a movimentação econômica das empresas e realizar o cruzamento de dados fiscais.
Entre as principais informações que devem ser declaradas estão:
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Receita bruta total da empresa no ano
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Dados sobre os sócios e participação societária
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Distribuição de lucros
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Informações sobre funcionários
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Dados patrimoniais e econômicos da empresa
Essas informações são analisadas pela Receita Federal do Brasil, que utiliza os dados para monitoramento fiscal e estatístico do setor empresarial.
Mesmo empresas que não tiveram faturamento ou permaneceram inativas durante o ano precisam enviar a declaração.
Quem deve entregar a DEFIS 2026
A entrega da DEFIS é obrigatória para:
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Microempresas (ME) optantes pelo Simples Nacional
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Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional
Essas empresas devem informar os dados referentes ao ano-calendário de 2025.
Entretanto, é importante destacar que o Microempreendedor Individual (MEI) não entrega DEFIS. Nesse caso, o MEI deve apresentar a Declaração Anual do Simples Nacional do Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI), cujo prazo de entrega vai até 31 de maio de 2026.
Prazo final da DEFIS 2026
O prazo de envio da DEFIS referente ao ano de 2025 termina em:
31 de março de 2026
A recomendação de especialistas é que as empresas não deixem o envio para os últimos dias, pois o sistema costuma apresentar congestionamento próximo ao encerramento do prazo.
Empresas que perdem o prazo ficam sujeitas a penalidades previstas na legislação tributária.
Multas e penalidades por atraso na DEFIS
O atraso ou a omissão na entrega da DEFIS pode gerar multas e problemas fiscais para a empresa.
A legislação prevê penalidade de:
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2% ao mês ou fração sobre o valor dos tributos informados
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Limite de 20% do valor total dos tributos
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Multa mínima de R$ 200
Além da multa financeira, a empresa pode enfrentar dificuldades como:
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Pendências no CNPJ
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Problemas para emitir certidões negativas
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Restrição para financiamentos
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Impedimentos em licitações públicas
Por isso, manter as obrigações fiscais em dia é essencial para a saúde financeira do negócio.
Como enviar a DEFIS corretamente
O envio da DEFIS é realizado de forma online pelo sistema PGDAS-D.
O procedimento envolve algumas etapas importantes:
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Acessar o Portal do Simples Nacional
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Entrar no sistema PGDAS-D
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Verificar se todos os meses do ano estão declarados
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Conferir as receitas informadas
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Preencher os dados socioeconômicos
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Transmitir a declaração
Antes da transmissão, é fundamental verificar se todos os períodos do PGDAS-D estão consolidados, pois inconsistências podem impedir o envio da declaração.
Empresas inativas também precisam declarar
Um erro comum entre empresários é acreditar que empresas sem faturamento não precisam enviar a DEFIS.
Na prática, mesmo empresas sem movimentação financeira durante o ano devem apresentar a declaração.
Isso ocorre porque a Receita Federal precisa manter o controle fiscal de todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, independentemente de terem faturado ou não.
O papel do contador na entrega da DEFIS
Embora o envio da declaração possa ser realizado diretamente pela empresa, o procedimento normalmente é feito por um contador.
Esse profissional possui acesso às informações contábeis da empresa e pode garantir que os dados sejam enviados corretamente, evitando inconsistências fiscais.
Um acompanhamento contábil adequado ajuda a:
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Conferir receitas e despesas
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Verificar dados societários
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Evitar divergências com a Receita Federal
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Reduzir riscos de multas
Planejamento fiscal evita problemas com o fisco
Empresas que mantêm organização contábil durante todo o ano têm muito mais facilidade para cumprir suas obrigações fiscais.
Algumas boas práticas incluem:
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Registrar corretamente todas as receitas
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Atualizar dados societários sempre que necessário
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Conferir mensalmente as declarações do PGDAS-D
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Trabalhar em parceria com um contador
Esse tipo de planejamento evita erros na entrega da DEFIS e reduz riscos de autuações fiscais.
Conclusão
A DEFIS 2026 é uma obrigação essencial para empresas optantes pelo Simples Nacional. O prazo final para envio da declaração termina em 31 de março de 2026, e o não cumprimento dessa obrigação pode gerar multas e problemas fiscais.
Empresários devem se organizar com antecedência para reunir todas as informações necessárias e garantir que a declaração seja transmitida corretamente.
Manter a empresa regular perante o fisco não é apenas uma obrigação legal, mas também um passo fundamental para garantir estabilidade financeira, credibilidade no mercado e crescimento sustentável.
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